Governo do Estado do Rio Grande do Sul
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Ordem de Serviço

     

ORDEM DE SERVIÇO Nº 003/2016

 

 Dispõe orientações sobre a utilização, inserção, encaminhamentos e demais providências quanto ao uso do Sistema de Processos Administrativos Eletrônicos – PROA, no âmbito da Secretaria Estadual do Trabalho e Desenvolvimento Social.

  O Secretário de Estado do Trabalho e Desenvolvimento Social, no uso de suas atribuições e considerando a implantação do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico – PROA, Decreto 52.715 de 20 de novembro de 2015;

RESOLVE:

 Art. 1º - Fica instituída a utilização de processo administrativo eletrônico por meio do uso do sistema PROA.

Art. 2º - Cada servidor indicado por sua chefia imediata deverá, obrigatoriamente, estar cadastrado no sistema Soeweb e habilitado no sistema PROA para tornar-se usuário.

§ 1º O servidor deverá verificar sistematicamente, durante sua jornada diária de trabalho a existência de carga de expedientes administrativos eletrônicos pendentes de providências.

§ 2º Cada Diretor deverá designar servidor para cadastro como usuário com perfil de processo.

§ 3º O usuário cadastrado com perfil de processo poderá executar todas as atividades inerentes a abertura e ao trâmite do processo.

Art. 3º - A abertura de processo administrativo eletrônico, a conferência de documentos originais, bem como a guarda dos mesmos, deverão ser realizadas pelo departamento que detenha a responsabilidade e competência para esta atividade, de acordo com o fluxo administrativo desta Secretaria.

§ 1º No caso de processos administrativos de prestação de contas de diárias, passagens aéreas e adiantamento, os documentos fiscais deverão ser encaminhados à Divisão de Finanças.

Art. 4º - Cada Diretor deverá criteriosamente avaliar a necessidade de abertura de processos administrativos eletrônicos, pois, o sistema PROA, possui como forma de mensuração e cobrança o fluxo de processos administrativos eletrônicos autuados pela Secretaria.

 Art. 5º - A assinatura de documentos eletrônicos se efetivará através de assinatura cadastrada, sendo convalidada mediante senha, individual e intransferível, e de uso exclusivo de cada usuário habilitado no sistema PROA.

§ 1º A tramitação de expediente administrativo por meio eletrônico será admitida mediante a utilização de assinatura cadastrada, contendo elementos que permitam identificar o usuário responsável pela sua prática.    

§ 2º O arquivamento ou desarquivamento do expediente administrativo eletrônico somente poderá ser determinado pelos Diretores, ou por quem tenha designação para o ato administrativo, com despacho fundamentado.

Art. 6º - O recebimento de documentos para juntada e ou abertura de processo administrativo eletrônico será realizado nos termos desta Ordem de Serviço.

 § 1º O recebimento de documentos de origem externa deverá ser efetivado através de mídia digital denominada Compact Disc (CD), com formato de compactação de dados de extensão denominada “JPEG”, o qual ficará sob a responsabilidade do Departamento competente.

§ 2º O recebimento em mídia digital deverá ser acompanhado dos respectivos originais, para a devida conferência de servidor que detenha a responsabilidade e competência para esta atividade.

Art. 7º - Esta ordem de serviço entra em vigor na data de sua publicação.

 

JOSÉ ANTONIO J. FROZZA PALADINI

Secretário de Estado do Trabalho e do

Desenvolvimento Social

 

FLUXO: DIÁRIAS E ADIANTAMENTOS

Fluxo de Diárias
Fluxo de Diárias

FLUXO: PASSAGEM AÉREA

Fluxo passagens aéreas
Fluxo passagens aéreas

FLUXO: AFASTAMENTO

Fluxo de afastamento
Fluxo de afastamento
  • Afastamento de servidor com recurso do Tesouro – expediente deverá ser enviado a CC/SGG.
  • Afastamento (solicitações) deverão ser encaminhadas com 10 dias de antecedência.

FLUXO: PRESTAÇÃO DE CONTAS (Diárias e Adiantamentos)

Fluxo Prestação de Contas
Fluxo Prestação de Contas

FLUXO: COMPRAS

Fluxo Compras
Fluxo Compras
SJCDH - Secretaria de Justiça, Cidadania e Direitos Humanos